Автоматизация логистики в ГК "Атлантик"
Автоматизация логистики в ГК "Атлантик"
clip_image002

Специализируется на предоставлении полного комплекса услуг по организации грузоперевозок и товародвижения из-за рубежа, и по России.

Выполнен проект по внедрению решения "IT-Box: Грузоперевозки, Логистика, Склад" на базе ERP-системы Microsoft Dynamics AX.

В результате проекта автоматизированы следующие участки логистической деятельности Компании:

  • Обеспечение международных перевозок малых партий грузов с таможенным оформлением.
  • Обеспечение международных перевозок генеральных партий грузов без таможенного оформления.
  • Обеспечение международных перевозок генеральных партий грузов с таможенным оформлением.
  • Обеспечение импортного таможенного оформления международных грузов.
  • Ведение справочной информации (в части основной деятельности).
  • Ведение управленческого учета основной деятельности (в части учета предоставления услуг клиентам и понесенных при этом затрат).

История внедрения

Ситуация до внедрения

До начала проекта по внедрению решения "IT-Box: Грузоперевозки, Логистика, Склад" на базе Microsoft Dynamics AX в группе компаний "Атлантик" автоматизация бизнес-процессов обеспечивалась комплексом из нескольких отдельных информационных систем:

  • Orders - система автоматизации основных производственных бизнес-процессов;
  • Комплект продуков компании "Альта-Софт" ("Такса", "Альта-ГТД" и т.п.), поддерживающих расчет таможенных платежей и формирование различных документов, необходимых в процессе таможенного оформления грузов;
  • Программа 1С, автоматизирующая управленческий и бухгалтерский учет;
  • Программа Terrasoft Sales, автоматизирующая ведение взаимоотношений с клиентами (CRM).

Некоторые системы были интегрированы на уровне интерфейсов. Например, интерфейс Orders - "Такса" позволял автоматически формировать в "Такса" заготовки документов таможенного оформления из клиентских заявок в Orders, а также актуализировать товарный состав заявок в Orders на основании заполненной информации о товарах в "Такса". Интерфес Orders - 1С:Предприятие 7.7. позволял автоматически формировать в 1С управленческие данные о производственных операциях компании на основании данных услуг и затрат по клиентским заявкам в Orders.

Причины необходимости единой автоматизации предприятия

К основным недостаткам применявшихся информационных систем можно отнести: отсутствие возможности получения актуальной (скорость) и правильной (отсутствие ошибок) информации для оперативного управления основными бизнес-процессами компании. Неполная автоматизация основных процессов, существенные технологические ограничения на доработку программы Orders, наличие большого объема ручного труда, неудобство работы с пользовательским интерфейсом Orders, отсутствие возможности получать необходимые отчеты не позволяло принимать оперативные и взвешенные управленческие решения. Ограничения по производительности текущих систем препятствовали дальнейшему развитию компании.

Кроме того, сложившийся подход к автоматизации основной деятельности Компании привел к тому, что образовался высокий уровень недоверия сотрудников Компании к информационным системам. Большой объем информации о производственной деятельности Компании велся вне информационных систем, в основном, в отдельных файлах электронных таблиц, что затрудняло управление деятельностью подразделений Компании.

Система автоматизации была необходима для нашей компании, поскольку мы понимали, что дальнейшее развитие не возможно без "наведения порядка" и создания инструмента для его дальнейшего поддержания. Выбор технологий Microsoft для нас очевиден, мы искали надежные технологии, при этом для нас было важно соотношение цена-качество будущей системы. Мы выбрали решение на базе Microsoft Dynamics AХ" - сказал Василенко А.Ю., генеральный директор ГК "Атлантик".

Цели и задачи проекта внедрения

Основной целью проекта было создание надежной, масштабируемой и высокопроизводительной корпоративной информационной системы, обеспечивающей поддержку основных бизнес-процессов, соответствующих текущей организационной и функциональной структуре Компаний. Решение также должно было обеспечивать поддержку развития компании в среднесрочной перспективе. Таким образом, целью внедрения в группе компаний "Атлантик" было создание информационной системы, отвечающей следующим требованиям:

  • Интеграция в единую систему планирования бизнеса.
  • Наличие возможности доработки и адаптации системы автоматизации, в случае появления новых продуктов Компании.
  • Простота масштабирования оргструктуры – создание новых элементов логистической структуры Компании.
  • Наличие стандартной функциональности, которая позволит в дальнейшем распространить систему на обеспечивающие бизнес-процессы компании (управление финансами, управление персоналом и т.п.)

Результаты внедрения

В качестве партнера по внедрению была выбрана компания IT-Box. Выбор был обусловлен в первую очередь наличием в компании квалифицированных специалистов, имеющих успешный опыт автоматизации транспортно-логистических компаний, а также опыт эффективного управления проектами. Проект был выполнен за 12 месяцев, команда проекта состояла из 6 человек. Управление проектом велось в четком соответствии с методологией Shure Step (Microsoft), методологиями управления проектами в соответствии со стандартами PMI, а также внутренними стандартами компании IT-Box.

Решение "IT-Box: Грузоперевозки, Логистика, Склад", разработанное на базе системы Microsoft Dynamics AX, является комплексным решением для автоматизации всего жизненного цикла бизнес-процессов по учету, контролю и анализу грузопотоков. Решение поддерживает работу с ключевыми бизнес-процессами транспортно-логистической компании и предоставляет возможности:

  • ведения детализированного учета заявок клиентов на оказание услуг по доставке грузов;
  • планирование смет затрат по заявкам и управление отклонениями от них;
  • планирование транспортных рейсов по перевозке грузов, управления и контроля за их движением;
  • учет и контроль грузов (в том числе автогрузов) на складах (консолидации, ответственного хранения и пр.), а также предоставленных складских услуг;
  • управление загрузкой грузов в рейсы;
  • планирование и анализ товарно-материальных потоков;
  • оперативный контроль за доставкой грузов клиентам;
  • идентификацию и анализ затрат и доходов по рейсам/грузам/заявкам;
  • ведение оперативного контроля расчетов с контрагентами;

Решение IT-Box обеспечивает возможность взаимосвязанной работы для компании, состоящей из распределенной сети офисов. Вся информация может фиксироваться в системе в режиме реального времени, при этом формируется обширный массив информации об оперативном и финансовом учете компании. В процессе внедрения решения в группе компаний "Атлантик", система была дополнена следующими возможностями:

  • Создана система планирования и контроля затрат при исполнении заявок клиентов, с использованием системы нормативов и конфигуратора продуктов и услуг, оказываемых компанией. Разработана система управления сверхнормативными затратам - автоматическое формирование отклонений от запланированных величин в смете при учете фактических затрат и отнесение отклонение на отдельные счета ГК, система утверждения сверхнормативных затрат.
  • Усовершенствованы механизмы планирования прихода и приемки грузов клиентов на склады консолидации на основе заявок.
  • Усовершенствован интерфейс загрузки / выгрузки транспортных рейсов, реализован механизм включения в план загрузки грузов, запланированных к приходу, реализован механизм контроля загрузки по объему и весу исходя из нормативных параметров транспортного средства.
  • Создан механизм планирования и контроля жизненного цикла исполнения заявок клиентов - формирование пула задач по заявкам, грузам, рейсам.
  • Создана система индикаторных событий в заявках клиентов с автоматическим заполнением согласно информации по движению заявки из транспортных рейсов. Обновление данных о планируемом приходе грузов по заявкам клиентов в пункт назначения, по данным фактического выполнения рейса, с учетом отклонений при движении ТС по маршруту.
  • Реализован механизм контроля выдачи грузов клиенту с собственных складов консолидации с учетом кредитного лимита клиента, информации о текущей дебиторской задолженности и залоговой стоимости грузов в пути.
  • Создан отчет "План-график транспортных рейсов" с временной диаграммой, отображающей движение ТС по маршруту и события в рейсах.

Проект был выполнен в сроки, предусмотренные планом, в пределах согласованного бюджета, в результате были достигнуты все цели, поставленные перед началом проекта. Кроме основных целей, в результате выполнения проекта были получены следующие полезные результаты:

  • Создана защита информации, были выявлены факты хищения коммерческой информации из старых систем, новая система исключает данную возможность.
  • Устранены возможности обмана и мошенничества внутри компании, благодаря полной сквозной автоматизации основных процессов, которая исключает прохождение процесса по непредусмотренным вариантам.
  • Благодаря введению новой системы контроля над затратами по отклонениям, были выявлены значительные объемы потерь денежных средств в процессе исполнения заявок. Дополнительные затраты, которые были зафиксированы в системе, составляли порядка 10000 евро в месяц. После внедрения системы все такие сверхнормативные затраты, возникшие в рамках выполнения услуг по заявкам клиентов, в полном объеме выставляются к оплате.
  • Были выявлены и устранены множественные пробелы в реальном функционировании бизнес-процессов, что позволило повысить качество и скорость исполнения заявок клиентов.
  • Повысилась эффективность контроля за дебиторской задолженностью, были разработаны отчеты, позволяющие получить статистические данные по объемам заказов клиентов, а также по тому, как заказы оплачиваются. Данные были использованы для эффективного планирования движения денежных средств.
  • Повысилась мотивационная составляющая работы персонала - благодаря новой системе механизм премирования стал "прозрачным" для сотрудников компании.
  • Повысился контроль над деятельностью менеджеров и их работой со стороны высшего руководства.
  • За счет использования механизма задач и оповещений усовершенствованы процессы взаимодействия сотрудников различных подразделений, возросла скорость обработки заявок клиентов (насколько возросла сложно сказать, так как ранее такой статистики не было).